Afspraken voor het werken met arrangements en events:
Jaarplanning
Op het moment dat projecten in Asimut geplaatst worden, ten behoeve van de jaarplanning, mogen projectleiders alleen de zalen en studio’s reserveren.
Ben je geen admin-gebruiker binnen Asimut en zou je wel ruimtes moeten kunnen reserveren neem dan contact op met Planning.
Heb je vragen of opmerkingen, neem dan ook contact op met Planning.
Handleiding Asimut vullen te behoeve van de jaarplanning
- Maak het arrangement aan en geef het een code (zie video)
- Voorbeeld: EM-2122 naamproject
- Reserveer de ruimte voor je project:
- Zet alle events van een project in hetzelfde arrangement
- Zet je eigen naam onder de persons.
- Starttijd voor het reserveren van ruimtes voor projecten is in principe 13:00. Dit betekent dus ook dat je voorbereidingstijd om 13u begint.
- Gebruik de juiste categorie (rehearsal, concerts etc)
- Als je in de avonden boekt, reserveer dan de ruimte tot sluitingstijd (22:30)
- Als je de data voor concerten al weet, zet deze dan nu al duidelijk met start en eindtijd in Asimut & hang de person group *p-facility alvast aan het event.
- Als je een event eenmaal hebt aangemaakt, en er verandert iets, gooi het dan niet weg maar gebruik de functie “cancelled event”
- Heb je een event welk clasht met een ander project, zet het dan in de tweede optie
- Neem contact op met de eigenaar van het andere project en zoek samen een oplossing
- Als je er niet uitkomt zal het tijdens het clashes overleg besproken worden
- Clashes overleg
- Tijdens het clashes overleg bespreken we met zijn allen de boekingen in de zalen.
- Mocht er ook tijdens het clashesoverleg geen oplossing gevonden worden, dan volgt er een directiebesluit